현재 우리나라 산업 전 분야는 글로벌화되어서 해외 거래처나 공장과 소통하는 게 일상 다반사입니다. 회사 실무에서 이메일은 가장 중요한 의사소통 방법입니다. 전화통화가 즉각적이고 긴급한 소통을 하는 도구라면, 이메일은 일상적이고 기본적인 의사소통 도구라고 할 수 있습니다. 제가 회사생활 처음 시작하며 영어로 이메일을 쓸 때 어떻게 써야 할지 몰라 막막한 마음에 인터넷 여기저기를 찾아다니던 때가 기억납니다. 모쪼록 제 블로그가 비즈니스 영어 이메일을 사용하는 분들에게 도움이 되길 바랍니다. 저도 공부하고 기억하는 겸 블로그에 정리하고 있습니다.
주된 내용은 제 경험과 지식으로 정리하였고, 구성은 도서를 참고했습니다. 좀 더 구체적인 내용을 공부하고 싶은 분들은 도서를 구입하시면 큰 도움 되실 것입니다. (참고도서→ 비즈니스 이메일 영어표현사전, 케빈 경 지음, 다락원)
그러면, 비즈니스 영어 이메일의 기본구성 및 원칙에 대해 알아보고, 이어지는 포스팅에서는 해당하는 영어표현을 차근차근 정리해 보겠습니다. 포스팅을 하나씩 함께 공부해 가시면 비즈니스 영어 이메일 작성하시는 데 좀 더 자신감을 가지실 수 있을 것입니다.
- 목 차 -
1. 비즈니스 이메일이 중요한 이유
2. 비즈니스 영어 이메일 기본구성
3. 비즈니스 영어 이메일 기본원칙
- 3.1. 제목의 중요성
- 3.2. 상대를 부르는 호칭
- 3.3. 정중한 표현 사용
- 3.4. 내용은 간결하게
1. 이메일이 중요한 이유
서두에서 기재한 것처럼 이메일은 회사 실무의 가장 기본이되는 의사소통의 도구입니다. 전화통화처럼 즉문즉답하는 것은 아니지만, 이메일은 오고 간 모든 대화 내역이 서버에 기록으로 남습니다. 잘못된 의사전달을 하거나, 모호하게 표현한 경우 만약 업무상 마찰이 생긴다면, 메일 내역을 근거로 잘잘못을 따질 수도 있습니다. (사실 첨언하자면, 이메일도 즉문즉답하듯이 이메일 수신하는 즉시 회신하는 속도로 일해야 일 잘한다는 얘기를 듣습니다) 따라서 비즈니스 이메일에 담기는 것은, 제목부터 내용 끝까지 중요하지 않은 게 없습니다.
2. 비즈니스 영어 이메일 기본구성
글을 쓸 때 서론, 본론, 결론으로 구성을 짜는 것과 마찬가지로 비즈니스 영어 이메일도 3단계로 구성합니다. 도입부(introduction), 본문(Body), 맺음말(Closing)로 구성하는 것입니다. (출처 비즈니스이메일 영어표현사전 케빈 경 지음, 다락원, 20p) 비즈니스 영어 이메일 기본 구성을 표로 만들어보면 아래와 같습니다
| From (보내는 사람) | |
| To (받는 사람) | |
| CC (참조) | |
| Title (제목) | |
| Attachments (첨부파일) | |
| Dear (~ 씨께, 인사말) | Introduction (도입부) |
| (업무내용) | Body (본문) |
| Best Regards, (맺음말, 인사와 서명) | Closing (맺음말) |
3. 비즈니스 영어 이메일 기본원칙
3.1. 제목의 중요성
영어 이메일을 사용하는 글로벌 업무가 아니더라도, 회사생활을 해본 분이라면 비즈니스 이메일에서 제목이 얼마나 중요한 지 알고 계실 것입니다. 서두에서 기재했듯이 이메일은 서버에 그 기록이 남아 두고두고 추적(tracking)이 가능한 매체이므로, 한 번 설정한 제목은 그 이슈가 마무리될 때까지 절대로 변경하지 않습니다. 따라서 무슨 이메일을 쓰시건 제목에 핵심내용을 간결하게 작성해야 합니다. 제목이 너무 길 경우, 해당 이슈로 회신이 오갈 때마다 메일 제목이 너무 길어질 것이 염려되므로, 제목이 길어지지 않도록 주의하세요.
3.2. 상대를 부르는 호칭
비즈니스 영어 이메일에서 주로 흔히 사용하는 호칭은 Dear 입니다. 상대와 친근할 경우 Hello, Hi를 사용해도 괜찮습니다. 제 회사 동료 중에서도 상대와 격이 없이 소통할 때 비즈니스 영어 이메일에서 Hi를 쓰는 것을 보았습니다. 하지만 개인적인 의견으로는 항상 Dear를 쓰시는 것을 추천합니다. 비즈니스 이메일은 언제나 회사 관계자가 들여다볼 수 있는 것이므로 격식을 갖추는 게 좋습니다. 아래 예시에서 상대가 여성, 남성일 때를 구분해 기재했는데 상대의 성별을 모를 경우 (이름을 보고 성별을 추측하지 말고) Dear 만을 쓰거나 직책을 적어도 괜찮습니다. 격식을 갖춘 이메일에서는 이름 뒤에 콜론(:)을 적습니다.
- (성별을 지정하지 않고) Dear Jay :
- (직책을 지정) Dear Production Manager :
- (상대가 여성일 때) Dear Ms. Clara :
- (상대가 남성일 때) Dear Mr. Mark :
3.3. 정중한 표현 사용
앞 단락과 이어지는 내용입니다. 비즈니스 이메일은 공적인 의사소통이므로 항상 정중한 표현을 사용해야 합니다. 혹시라고 격의없는 표현을 사용하지 않도록 주의하여야 합니다. 쉽게 사용할 수 있는 정중한 표현은 아래 두 가지가 있습니다.
- Could you
[예문] Could you prepare materials attached by this Friday?
첨부한 자재들을 이번주 금요일까지 준비해주실 수 있습니까?
- Please
[예문] Please find the attached documents.
첨부한 파일 확인 부탁드립니다.
3.4. 내용은 간결하게
영어로 일상대화를 하는 것도 어려운데, 영어로 업무를 하려다보면 이메일 내용이 횡설수설되기 쉽습니다. 이를 예방하기 위해서는 “간결”이라는 원칙을 항상 머릿속에 기억하세요. 말이 길어질수록 핵심에서 벗어나기 쉽습니다. 영어 문법에서 3 형식을 기준으로 문장을 만들면 제일 좋습니다. 주어 - 동사 - 목적어 구조를 생각하세요.
- 주어 : 주체
- 동사 : 필요한 행동
- 목적어 : 목적
[예문] Please send me improved Proto sample as soon as possible.
개선된 프로토 샘플을 가능한 빨리 보내주세요.
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